KESIMPULAN

Saya dapat simpulkan bahawa, latihan industri yang dilaksanakan oleh semua pelajar semester empat ini adalah sangat memberi kesan yang positif dalam mengenali kehidupan sebenar alam pekerjaan. Dengan adanya latihan industri ini, ia merupakan satu peluang bagi saya untuk mengenali bidang kerja sebenar yang bakal saya jalani pada suatu hari nanti. Malah, segala ilmu yang dipelajari serta diperoleh sepanjang berada di Politeknik dapat diaplikasikan sepenuhnya dalam dunia pekerjaan.  

   

            Sepanjang saya menjalani latihan praktikal di UTM ISC ini, banyak yang telah saya pelajari sama ada ianya berkaitan dengan apa yang saya pelajari ataupun tidak. Banyak cabaran yang saya terima dan tempuhi sepanjang latihan industri ini. Antaranya ialah adakalanya kerja yang diberi datang bertimpa-timpa dan perlu disiapkan dengan kadar segera. Saya dapat mengatasinya dengan membahagikan masa serta kerja-kerja tersebut mengikut tarikh hantar yang diberikan.

           Dari segi perhubungan antara saya dan pekerja-pekerja pula tiada sebarang masalah. Hal ini kerana pekerja di sini sangat peramah dan mudah untuk dibawa berbincang. Perhubungan di antara pelajar antarabangsa pula adakalanya agak sukar kerana bahasa yang berlainan dan terdapat juga beberapa orang pelajar yang tidak fasih berbahasa Inggeris.

         Oleh yang demikian, secara keseluruhannya saya berasa amat bersyukur kerana berpeluang menjalani latihan praktikal di UTM ISC kerana telah banyak yang saya pelajari untuk saya praktikkan pada masa akan datang.

BAB 5 : KOMEN DAN CADANGAN

5.1. Komen

Sepanjang menjalani latihan industri di Pusat Pelajar Antarabangsa (UTM ISC), pelbagai konflik yang telah saya lalui walaupun ianya tidak terlalu membebankan, tetapi saya tetap bersyukur kerana itu semua merupakan satu pengalaman yang amat berharga untuk saya pelajari sebagai seorang pelajar yang bakal menghadapi situasi sebenar apabila sudah bekerja kelak. Walaubagaimanapun masalah ini masih lagi dapat diatasi dengan bantuan dan tunjuk ajar daripada penyelia, kakitangan staf  dan juga pengarah urusan.

            Sepanjang saya membuat latihan industri di Pusat Pelajar Antarabangsa (UTM ISC) saya dapat melihat kelebihan serta kekurangan yang terdapat di UTM ISC ini. Saya sebagai pelajar latihan industri yang telah tamat menjalani latihan industri  ingin memberi dapatan serta cadangan untuk Pusat Pelajar Antarabangsa (UTM ISC) ini supaya dapat membangun dengan lebih maju. Setiap perkara yang dilakukan oleh manusia pasti ada kelemahannya yang memerlukan teguran dan cadangan agar dapat diperbaiki dari semasa ke semasa untuk kesenangan dan manfaat semua . Saya berharap agar dapatan serta cadangan saya ini sedikit sebanyak dapat memperbaiki dan memberi kemudahan bagi semua pihak serta dapat menaikkan nama baik Pusat Pelajar Antarabangsa (UTM ISC).

Terdapat beberapa komen yang saya hendak berikan. Antaranya ialah :-

i)             Kekurangan pekerja di bahagian pentadbiran. Pihak UTM ISC perlu mengambil lagi beberapa pekerja di bahagian pentadbiran supaya lebih mudah menyiapkan sesuatu tugasan yang diberi.

ii)            Sistem pengurusan di UTM ISC tidak sistematik dan terdapat banyak aset-aset UTM ISC yang lambat untuk dikemaskini.

iii)           Terdapat beberapa orang kakitangan yang sakit dan kerap kali tidak hadir sehinggakan kerja-kerja selalu tergendala.

iv)           Terdapat beberapa orang staf yang menerima skop kerja terlalu banyak dalam satu masa kerana kekurangan staf mengakibatkan kerja-kerja yang sepatutnya dapat disiapkan dalam masa singkat menjadi lebih panjang.

v)            Bilik fail yang sudah sedia sempit turut dijadikan tempat penyimpanan alatan yang tidak digunakan seperti banner, tikar, kotak, trofi.

vi)           Kekurangan pekerja juga mengakibatkan sistem fail tidak dijaga dengan rapi.

vii)         Ruang di bilik dokumen juga sempit menyebabkan dokumen-dokumen yang telah siap tiada tempat khas untuk diletakkan.

viii)        Perabot serta alatan yang tidak ergonomic mengakibatkan pekerja mengalami sedikit kecederaan.

Sehubungan dengan itu, saya berharap agar pihak tuan puan dapat menerima dan mengambil tindakan yang sewajarnya atas permasalahan ini. Ini adalah salah satu cara untuk membangunkan UTM ISC dan mempunyai sistem pengurusan yang lebih mantap dan sistematik.

5.2. Cadangan

Saya ingin mengemukakan beberapa cadangan dan idea yang mungkin boleh digunakan oleh pihak pengurusan pada masa akan datang.

i)             UTM ISC perlu memantapkan sistem pengurusan supaya tidak kelam-kabut dalam melaksanakan sesuatu kerja.

ii)            UTM ISC juga perlu mengambil kakitangan dibahagian pentadbiran dengan lebih ramai supaya dapat mengendalikan sesuatu tugasan dengan efisiennya.

iii)           Setiap kakitangan UTM ISC perlu menjalankan proses 5s kerana ia akan menjadikan ruang yang sedia sempit kelihatan luas dan memudahkan pergerakan kita.

iv)           Memperbesarkan lagi ruang di bilik dokumen supaya dokumen yang telah lengkap dapat diletakkan diruang khas kerana dokumen pelajar merupakan dokumen sulit. 

LAPORAN TEKNIKAL

4.3 Proses Memfakskan Surat

Langkah 1: Letakkan surat yang ingin difakskan tersebut mengikut arah yang telah ditunjukkan pada tempat meletakkan kertas.

Langkah 2 : Masukkan nombor faks penerima dan didahului dengan huruf ‘9’ dihadapan. Kemudian tekan start.

Langkah 3 : Tunggu sehingga operasi berjaya dihantar dan akan keluar perkataan ‘complete’ di skrin faks tersebut.

Langkah 4 : Apabila sudah selesai, copkan surat tersebut untuk menunjukkan bahawa surat tersebut sudah berjaya di hantar. Kemudian letakkan tarikh, nombor faks penerima dan juga masa penghantaran.

Langkah 5 : Masukkan surat yang sudah difakskan ke dalam fail yang sesuai untuk di minitkan.

LAPORAN TEKNIKAL

4.2. Membuat dokumentasi melalui sistem IMS UTM.

Langkah 1 : Masuk ke laman web rasmi sistem IMS UTM dan masukkan kata pengguna serta kata laluan.

Langkah 2 : Klik pada ‘application’ dan pilih dokumentasi berdasarkan permohonan yang dibuat oleh pelajar samada baru (New), tukar cop (passport transfer), lanjutan (extension), pembatalan pas (cancellation) dan sebagainya.

Langkah 4 : Klik pada ‘New’ sekiranya pelajar memohon untuk membuat pas baru dan klik pada nama pelajar tersebut dan akan keluar seperti gambar rajah di atas.

Langkah 5 : Klik pada ‘prepare’ di ‘cover letter’ untuk membuat surat permohonan baru pelajar.

Langkah 6 : Sebelum mencetak surat, setiap perkataan atau symbol yang telah diwarnakan perlu diedit terlebih dahulu menjadi seperti di bawah ini.

Langkah 7 : Klik pada butang ‘print’ untuk mencetak. Cetakan akan dibuat sebanyak dua helai dimana ianya akan dicetak di atas kertas putih biasa dan di atas ‘cover letter’ unit UTM ISC.

Langkah 8 : Klik pada butang ‘prepare’ yang seterusnya dan ulang sehingga dokumentasi lengkap, akhir sekali klik pada ‘documentatioan complete’.

BAB 4 : LAPORAN TEKNIKAL

.1. Cara mencari maklumat pelajar.

Langkah 1 : Daftar masuk ke sistem SPS (Sekolah Pengajian Siswazah) dengan memasukkan nama serta kata laluan yang telah ditetapkan oleh pihak SPS.

Langkah 2 : Klik pada rekod asas dan akan keluar jenis rekod yang kita inginkan.

Langkah 3 : Klik pada ‘Peribadi’ dan ‘Semester Pengajian’ untuk dapatkan maklumat peribadi serta maklumat pengajian pelajar.

Langkah 4 : Klik pada carian dan isikan nama pelajar di sistem carian tersebut. Seterusnya klik cari dan akan keluar maklumat peribadi serta maklumat pengajian pelajar.

Sistem ini merupakan rekod maklumat peribadi  pelajar dan akan memudahkan pencarian maklumat tentang pelajar semasa proses penyediaan dokumentasi.

MINGGU KE DUA PULUH ( 28 Oktober 2013 - 1 November 2013 )

Minggu ke 20 ialah minggu terakhir saya menjalani latihan praktikal di UTM ISC. Tugasan akhir yang diberikan kepada saya ialah membuat dokumentasi pembatalan pas pelajar dan juga dokumentasi untuk pindah cop. Saya juga diarahkan untuk menelefon pelajar yang sudah tinggal lebih masa di Malaysia untuk menghadiri temujanji bersama pihak Imigresen Johor Bahru. Tugasan lainnya ialah membuat semakan pasport pelajar samada sudah siap ataupun belum. Sekiranya sudah siap, saya perlu menghantarnya ke kaunter untuk dipulangkan kembali pada pelajar yang berkenaan. Pada minggu terakhir ini, saya telah menghadiri jamuan ringan bersempena sambutan hari lahir Tuan Pengarah iaitu Prof. Madya Dr. Mohd Ismid bin Md Said dan juga majlis perpisahan pelajar praktikal yang telah tamat latihan.

      Pengetahuan dan kemahiran yang saya perolehi ialah membuat dokumentasi pas pelajar. Kebanyakan pelajar tidak memberi atau menyatakan sebab apa mereka membatalkan pas. Saya perlu menelefon pelajar tersebut dan meminta mereka untuk menghantar surat tunjuk sebab mengapa mereka ingin membuat pembataln pas pelajar tersebut. Sebagai contoh, pelajar yang sudah graduan perlu memberi salinan surat graduan daripada fakulti mereka.               Antara kesannya kepada saya ialah, saya perlu memastikan dokumen-dokumen tersebut telah lengkap sebelum dihantar ke Imigresen.

MINGGU KE SEMBILAN BELAS ( 21 Oktober 2013 - 25 Oktober 2013 )

Pada minggu ke sembilan belas ini saya di arahkan untuk membuat fotokopi visa beserta resit pasport yang sudah siap dari Imigresen. Selepas itu, saya perlu merekod pasport-pasport tersebut ke dalam senarai rekod microsoft excel yang telah disediakan. Selepas merekod, saya perlu menulis nama, nombor pasport serta tarikh tamat visa yang terkini di atas "White Sticker" untuk dilekatkan dibelakang kulit pasport pelajar. Saya juga diarahkan untuk membuat dokumentasi pembatalan pas untuk pelajar antarabangsa.

'white sticker' yang dilekatkan pada bahagian kulit pasport pelajar.

      Pengetahuan dan kemahiran yang saya perolehi pada minggu ini ialah merekod pasport yang telah siap ke dalam microsoft excel melalui dua cara. Cara pertama ialah dengan meletakkan tanda 'X' pada nama yang sudah sedia ada dan cara keduanya ialah dengan merekod kembali nama berserta maklumat-maklumat lain pelajar tersebut.      Antara impak yang perlu saya hadapai sekiranya terdapat kesalahan semasa merekod, pencarian pasport juga akan sukar.

MINGGU KE LAPAN BELAS ( 14 Oktober 2013 - 18 Oktober 2013 )

Masuk pada minggu ke lapan belas ini saya masih lagi membuat dokumentasi lanjutan pas pelajar dan juga pas lawatan sosial. Pada minggu ini juga kami bercuti bersempena Hari Raya Aidiladha. Apabila naik kerja saya perlu menyediakan semula beberapa dokumen yang telah dipulangkan kembali dari Imigresen kerana tidak lengkap dan akan dihantar kembali ke Imigresen. Saya juga perlu menelefon pelajar agar memberikan gambar berukuran pasport bagi melengkapkan dokumen yang akan dihantar ke Imigresen. Selain daripada membuat dokumentasi lanjutan pas pelajar, saya juga perlu membuat dokumentasi bagi pelajar yang memohon untuk membuat pembatalan pas pelajar mereka kerana sudah graduan. Pada petang Khamis saya turut serta aktiviti aerobik yang diadakan untuk pelajar antarabangsa dan juga staf ISC.

     Penyimpanan dokumen-dokumen lebihan yang pelajar berikan adalah memudahkan saya mencari semula dokumen tersebut sekiranya diperlukan, sebagai contoh terdapat beberapa dokumen yang kita telah hantar ke Imigresen akan dipulangkan semula kepada ISC kerana tidak lengkap. Sebagai alternatif mudah, saya hanya perlu mencari dokumen tersebut di dalam fail pelajar.

      Impak dan kesannya pada saya ialah saya dapat menjimatkan masa dan tidak perlu menunggu pelajar datang kembali untuk menghantar dokumen - dokumen yang tidak lengkap.

MINGGU KE TUJUHBELAS ( 7 Oktober 2013 - 11 Oktober 2013 )

Pada minggu ketujuh belas ini saya telah membuat salinan fotokopi untuk semua visa berserta resit yang baru diterima dari Imigresen Johor Bahru bagi membuat pelarasan untuk setiap jumlah keseluruhan permohonan visa. Selepas membuat salinan fotokopi, saya perlu menuliskan nama, nombor pasport dan juga tarikh tamat visa di atas “white sticker” untuk dilekatkan pada bahagian luar kulit pasport tersebut. Saya memasukkan setiap dokumen yang telah lengkap ke dalam laci bagi menunggu pelajar menghantar pasport mereka sebelum menghantar dokumen permohonan tersebut ke Imigresen Johor Bahru. Pada minggu ini terdapat beberapa orang pelajar Indonesia yang bakal mendaftar di UTM, oleh itu saya di arahkan untuk mengisi lagi barangan cenderahati ke dalam beg MOPA untuk diberikan kepada beberapa orang pelajar tersebut.

      Pengetahuan dan kemahiran yang saya perolehi pada sepanjang minggu ialah saya belajar cara mudah untuk memasukkan dokumen yang telah lengkap mengikut Negara serta abjad ke dalam tempat yang telah disediakan.

      Impak dan kesannya ialah saya perlu mengasingkan dahulu dokumen tersebut mengikut Negara, dan kemudiannya mengasingkannya pula mengikut abjad nama agar mudah untuk dicari apabila sudah tiba masa untuk dihantar ke Imigresen.

MINGGU KE ENAMBELAS ( 30 September 2013 - 4 Ogos 2013 )

Pada hujung minggu keenam belas ini saya akan mengikuti perkhemahan yang dilakukan dibawah unit aktiviti untuk para pelajar antarabangsa. Perkhemahan tersebut berlangsung selama tiga hari dua malam bermula pada hari jumaat sehingga hari Ahad (4-6 Oktober 2013). Sebagai persediaan, saya ditugaskan untuk membantu untuk menyediakan peralatan yang perlu dibawa untuk berkhemah nanti seperti beg tidur, mat tidur, lampu suluh, first aid dan sebagainya. Saya juga membuat dokumen lanjutan dan beberapa dokumen untuk pelajar yang sudah tinggal lebih masa. Saya juga perlu memaklumkan kepada pelajar yang sudah tinggal lebih masa tersebut agar menghadirkan diri ke Imigresen Johor Bahru pada tarikh serta masa yang telah ditetapkan oleh pegawai untuk menghadiri temuduga kerana sudah tinggal lebih masa.

      Pengetahuan serta kemahiran yang saya perolehi ialah membuat dokumen untuk pelajar yang telah tinggal terlebih masa di Malaysia. Saya juga mempelajari tentang persediaan-persediaan yang perlu dilakukan sebelum ke perkhemahan tersebut. Sepanjang mengikuti perkhemahan tersebut saya telah belajar cara-cara untuk berdikari di dalam hutan tanpa tandas dan juga dapur.

      Kesannya kepada saya ialah saya perlu bersabar ketika memaklumkan kepada pelajar-pelajar yang sudah tinggal lebih masa untuk ke Imigresen bagi menghadapi temuduga bersama pihak imigresen kerana pelajar akan memberi banyak alasan.

MINGGU KE LIMABELAS ( 23 September 2013 - 27 September 2013 )

Pada minggu kelima belas ini saya telah membuat dokumen baru, lanjutan pas pelajar dan juga pas lawatan sosial. Saya juga membuat passport yang telah siap ke kaunter untuk diserahkan kembali kepada pelajar tersebut. Saya juga menjawap panggilan daripada pelajar yang bertanyakan status passport mereka. Saya telah membuat pengesahan  passport sama ada sudah siap atau belum yang telah direkodkan menggunakan Microsoft office excel. Pada minggu ini pemantauan oleh pensyarah daripada Politeknik Ibrahim Sultan dijalankan.

      Saya semakin mahir membuat dokumentasi permohonan pas baru serta lanjutan pas pelajar pada setiap minggu.

     Saya perlu memastikan pelajar yang inginkan passport mereka datang dengan membawa resit kuning mereka bagi membuktikan mereka sudah membuat pembayaran tanpa sebarang hutang.

MINGGU KE EMPATBELAS ( 17 Ogos 2013 - 20 Ogos 2013 )

Pada minggu keempat belas ini saya membuat dokumentasi bagi permohonan lanjutan pas pelajar dan juga pas lawatan sosial. Saya juga perlu membuat salinan fotokopi untuk semua resit beserta pas baru pelajar / tanggungan. Selepas membuat salinan fotokopi tersebut saya perlu menulis nama, nombor passport dan juga tarikh tamat pas yang baru pada sticker putih dan tampalkan pada kulit passport pelajar seterusnya diberi kepada staf lain untuk direkodkan di dalam sistem. Saya juga membuat penghantaran passport yang telah siap ke kaunter setelah pelajar yang ingin mendapatkan passport mereka datang bersama resit kuning. Selain itu, saya juga membuat pengesahan passport pelajar yang sudah siap ataupun belum. Pada minggu ini juga saya menerima panggilan daripada pihak pemantau daripada Politeknik Ibrahim Sultan mengatakan yang mereka akan membuat pemantauan pada minggu hadapan.

Pasport dan resit yang perlu difotokopi.

     Pengetahuan dan kemahiran yang saya peroleh ialah membuat dokumen lanjutan pelajar pada setiap minggu.

     Impak dan kesannya pada saya ialah saya perlu bijak membahagikan kerja-kerja saya kerana adakalanya kerja-kerja tersebut saya terima dalam satu masa.

MINGGU KE TIGABELAS ( 9 September 2013 - 13 September 2013 )

Setelah mempelajari proses penerimaan dokumen dikaunter pada minggu yang lepas, pada minggu ke tiga belas ini pula saya ditugaskan untuk menjaga kaunter bagi menerima dokumen daripada pelajar antarabangsa. Saya juga masih lagi menjawap telefon daripada pelajar antarabangsa yang bertanyakan status passport mereka. Saya telah membuat dokumentasi untuk pelajar yang memohon membuat pembaharuan visa, lanjutan dan batal visa mereka. Saya mengemaskini fail surat-surat permohonan pelajar antarabangsa. Pada hujung minggu ini, unit aktiviti akan mengadakan aktiviti santai untuk pelajar antarabangsa di Shah Alam, saya sebagai pembantu pengiring pelajar tersebut dipanggil untuk menghadiri mesyuarat kecil sebelum berangkat pada hujung minggu ini. Di dalam mesyuarat tersebut kami dinasihatkan agar sentiasa memerhati serta mengawal pergerakan pelajar-pelajar antarabangsa tersebut agar sentiasa menepati masa dan mendengar arahan yang diberikan dari semasa ke semasa.

      Pengetahuan serta kemahiran yang saya peroleh ialah saya dapat mengetahui aktiviti-aktiviti pelajar yang akan dilakukan di Shah Alam nanti. Semasa mesyuarat juga Timbalan Pendaftar iaitu Puan Azimah ada mengatakan bahawa para pelajar antarabangsa ini perlu dikawal dengan sabar kerana berkemungkinan mereka akan memberontak. Sepanjang aktiviti berlangsung juga saya mendapati bahawa pelajar antarabangsa ini kurang menepati masa yang telah ditetapkan.

    Kesannya pada saya ialah berlakunya sedikit masalah komunikasi diantara saya dan pelajar antarabangsa. Terdapat juga para pelajar yang tidak mendengar nasihat kami dan tetap dengan kehendak mereka.

MINGGU KE DUABELAS ( 2 September 2013 - 6 September 2013 )

Masuk minggu ke duabelas ini saya diarahkan untuk belajar secara ringkas cara-cara menerima dokumen daripada pelajar antarabangsa ataupun passport di kaunter bagi menggantikan staf yang bakal bercuti pada keesokan harinya. Saya juga telah membuat proses penerimaan dokumen dan passport pelajar serta membuat pemulangan passport yang sudah lengkap kepada pelajar-pelajar antarabangsa. Saya juga masih membuat dokumen permohonan baru pas pelajar serta pas lanjutan pelajar. Seperti minggu-minggu sebelum juga saya perlu menjawab telefon dari pelajar yang bertanyakan status passport mereka. Pada minggu ini saya mendapat kelapangan dan masa yang ada saya gunakan untuk mengemas pantry kerana pantry tersebut agak bersepah kerana kami telah menggunakan pantry ketika proses pembungkusan beg MOPA pada dua minggu lepas.

Bilik 'pantri' yang digunakan untuk proses pembungkusan beg MOPA.

      Pada minggu ini saya telah belajar dan memahirkan penerimaan dokumen daripada pelajar di kaunter. Saya juga semakin mahir membuat dokumen untuk pelajar.

      Impak dan kesannya pada saya ialah saya perlu menangani situasi dimana pelajar antarabangsa kerap bertanya tentang status passport mereka. Adakala pelajar tersebut beremosi kerana passport mereka lambat siap dari imigresen.

MINGGU KE SEBELAS ( 26 Ogos 2013 - 30 Ogos 2013 )

Hari ini merupakan minggu ke sebelas saya menjalani latihan industri / praktikal di UTM ISC. Bagi pelajar yang sudah lama menghantarkan permohonan mereka, pelajar tersebut akan datang ke kaunter ataupun menelefon terlebih dahulu untuk memastikan samada passport mereka sudah siap ataupun belum. Saya akan menyemak semula di dalam rekod terlebih dahulu status passport tersebut. Sekiranya passport pelajar itu sudah siap, pelajar akan datang ke kaunter bersama resit kuning yang diberikan semasa pelajar itu membuat permohonan tersebut dahulu. Saya akan mencari passport yang sudahh siap untuk dipulangkan kepada pelajar tersebut. Selain itu, saya juga perlu meletakkan passport yang sudah siap/lengkap di dalam rak kecil mengikut abjad dan Negara yang telah disediakan. Saya juga diarahkan untuk membuat pengesahan kehadiran ke bengkel pemurnian yang akan diadakan di Shah Alam. Saya perlu menelefon setiap ahli yang terlibat di dalam unit bendahari dan juga Hal Ehwal Mahasiswa dan Alumni (HEMA) bagi mengesahkan kehadiran mereka. Saya juga ada membantu rakan praktikal menyiapkan kad jemputan untuk ke malam penghargaan minggu orientasi pelajar antarabangsa. Setiap kali passport yang sudah siap diterima dari Imigresen, perkara pertama yang perlu dilakukan ialah membuat salinan fotokopi resit serta pas yang baharu untuk dibuat pelarasan. Saya perlu membuat salinan fotokopi tersebut dan salinan tersebut akan diberi kepada pegawai yang berkenaan untuk dibuat pelarasan.

pasport yang sudah siap akan diletakkan di tempat yang disediakan mengikut negara dan abjad nama.

Ketika meletakkan passport yang telah siap ke dalam rak kecil, saya perlu lebih focus dan tidak cuai kerana saya perlu memasukkannya mengikut abjad dan Negara yang telah disediakan. Sekiranya saya salah meletakkan passport tersebut, ianya akan menyukarkan pencarian serta akan memakan masa kelak.

MINGGU KE SEPULUH ( 19 Ogos 2013 - 23 Ogos 2013 )

Pada minggu ke sepuluh ini saya diberi arahan untuk membuat dokumen lanjutan, dokumen baru, dan visa dengan rujukan untuk pelajar antarabangsa serta tanggungannya. Saya turut menghadiri jamuan hari raya yang diadakan untuk semua unit di bawah hal ehwal mahasiswa dan alumni yang diadakan di hadapan Pusat Kesihatan UTM. Hari pendaftaran pelajar untuk sesi baru semakin hampir dan pada hari pendaftaran itu pelajar akan diberi beg MOPA  sebagai cenderahati untuk pelajar. Saya dan beberapa orang rakan praktikal yang lain telah diarahkan untuk mengisi cenderahati-cenderahati yang disediakan ke dalam beg MOPA untuk diberikan kepada pelajar yang telah mendaftar pada hari pendaftaran nanti. Sebanyak 400 beg cenderahati yang perlu di sediakan untuk para pelajar yang bakal mendaftar nanti. Sebelum memberi dokumen yang telah lengkap untuk dihantar ke Imigresen Johor Bahru, saya perlu merekod terlebih dahulu jumlah dokumen yang akan dihantar. Ini bertujuan bagi memudahkan pihak imigresen untuk mengetahui jumlah dokumen yang telah dihantar ke sana pada setiap hari. Pasport-pasport yang telah siap dan dibawa pulang dari Imigresen pula perlu saya lekatkan sticker berwarna putih dan saya perlu mengisikan nama, nombor passport serta tamat tempoh visa passport tersebut pada sticker putih tadi.

proses pembungkusan cenderahati untuk pelajar di lakukan di dalam pantri.

Pengetahuan dan kemahiran yang saya perolehi ialah membuat dokumen lanjutan, baru serta membuat visa dengan rujukan pada setiap permohonan yang dimohon oleh pelajar antarabangsa mengikut setiap permohonan yang dibuat oleh pelajar tersebut.

MINGGU KE SEMBILAN ( 12 Ogos 2013 - 16 Ogos 2013 )

Pada minggu ke Sembilan pula saya telah membuat pemulangan semula passport pelajar yang telah siap diproses daripada Imigresen. Saya juga masih menerima panggilan daripada pelajar antarabangsa yang bertanyakan status passport mereka. Saya telah membuat semakan status passport pelajar antarabangsa yang sudah siap atau pun belum. Pada minggu ini saya diarahkan untuk turut sama menghadiri mesyuarat minggu orientasi pelajar antarabangsa (MOPA).

       Pengetahuan serta kemahiran yang saya perolehi ialah proses pemulangan passport pelajar antarabangsa kerana saya perlu mendaftar passport yang ingin dipulangkan semula kepada pelajar di dalam sistem yang telah disediakan serta menulis di dalam resit sebagai bukti pemulangan passport.

MINGGU KELAPAN ( 5 Ogos 2013 - 7 Ogos 2013 )

Pada minggu ke lapan pula saya diarahkan untuk membuat dokumen pembatalan pas pelajar antarabangsa kerana status pelajar tersebut yang sudah graduan. Saya juga telah membuat pemulangan passport pelajar antarabangsa tetapi tidak melalui kaunter kerana staf dikaunter dan staf-staf yang lain sudah mula bercuti sempena hari raya yang bakal tiba. Bersempena hari raya tersebut saya mula bercuti pada hari Khamis (8 Ogos 2013 ) selama empat hari dan naik semula pada  hari Isnin (12 Ogos 2013 ).

      Pengetahuan dan kemahiran yang saya perolehi ialah dengan membuat permohonan pembatalan pas pelajar dengan rujukan S.O.P.

    Saya perlu membuat semakan berulang kali ketika membuat setiap permohonan pelajar untuk mengelakkan pelajar tersebut tinggal terlebih masa (over stay).

MINGGU KETUJUH ( 29 Julai 2013 - 2 Ogos 2013 )

Mulai pada minggu ke tujuh ini saya diberi arahan untuk berpindah tempat dari bilik setiausaha ke bilik dokumen serta melakukan kerja-kerja pembuatan dokumen. Saya telah membuat carian dokumen-dokumen yang telah lengkap untuk dihantar ke Jabatan Imigresen Johor Bahru. Selepas itu saya perlu merekodkan nama-nama pelajar yang telah siap dokumennya untuk dihantar ke Jabatan Imigresen Johor Bahru. Saya juga telah menjawab panggilan daripada pelajar antarabangsa yang bertanyakan status passport mereka samada sudah siap atau belum. Saya dan juga beberapa lagi orang staf serta rakan-rakan praktikal yang lain telah bersama-sama membuat pembungkusan hamper dan goodies beg untuk diberi kepada para tetamu pada majilis IFTAR dan majlis Hari Raya Aidilfitri nanti.

Bilik dokumen merupakan bilik memproses dokumen permohonan pelajar antarabangsa.

Pengetahuan serta kemahiran yang saya perolehi sepanjang minggu ini ialah saya telah dapat menyemak status passport pelajar antarabangsa dengan lebih cekap. Saya juga semakin mahir membuat carian dokumen yang telah lengkap di tempat penyimpanan dokumen mengikut Negara.

Impak serta kesannya pada saya ialah saya perlu memahami apa yang pelajar antarabangsa tersebut inginkan agar tidak tersalah maklumat disebabkan bahasa yang berbeza

MINGGU KEENAM ( 22 Julai 2013 - 26 Julai 2013 )

Minggu ke enam ini saya masih meminitkan surat yang diterima dan juga surat yang dihantar ke luar pada setiap minggu. Saya juga ditugaskan untuk membuka fail baru dan juga mendaftarkan fail tersebut didalam sistem yang telah disediakan. Saya telah ditugaskan untuk membuat surat arahan bertugas kepada staf-staf yang perlu bertugas di luar. Saya juga telah mengemaskini bilik fail yang tergendala pada minggu lepas. Saya perlu fokus mengemaskini bilik fail tersebut agar fail-fail tersebut tidak diletakkan di tempat yang salah.

Minit surat di dalam fail.

      Kemahiran serta pengetahuan yang saya perolehi pada minggu ini ialah saya telah membuat surat arahan bertugas mengikut format yang betul berdasarkan contoh surat-surat arahan yang sedia ada.

MINGGU KEEMPAT ( 8 Julai 2013 - 12 Julai 2013 )

Pada minggu ke empat ini saya telah mengedar kad jemputan ke majlis menyambut Ramadhan serta majlis perpisahan salah seorang staff ISC yang telah saya siapkan pada minggu lepas. Saya turut hadir ke majlis tersebut. Pada tanggal 1 Ramadhan, saya bersama staf telah bercuti bersempena hari pertama menyambut bulan Ramadhan dan telah masuk bekerja semula pada keesokan harinya. Saya masih lagi menerima surat melalui mesin faks dan saya perlu copkan tarikh beserta masa surat itu diterima di atas surat tersebut dan menyerahkan kepada penyelia saya untuk tindakan seterusnya. Saya juga ditugaskan untuk membuat surat panggilan mesyuarat Minggu Orientasi Pelajar Antarabangsa dan saya diberi tugas sebagai pencatat minit dalam mesyuarat tersebut. Setelah mesyuarat tamat saya perlu membuat minit mesyuarat tersebut untuk disahkan oleh Timbalan Pendaftar UTM ISC. Pada minggu ini juga saya telah menghadiri kursus 5S dimana saya yang telah membuat surat jemputan penceramah serta jemputan untuk semua staf ISC pada minggu lepas.

kad jemputan yang telah diedarkan kepada staf.

      Pada minggu ini saya telah belajar menerima serta menghantar surat menggunakan mesin faks dan saya juga telah mempelajari konsep 5S dengan betul.

      Kesannya kepada saya adalah saya semakin mahir menggunakan mesin faks sehingga berjaya dihantar. Saya juga telah dapat menambah pengetahuan tentang konsep 5S malah telah cuba mempraktikkannya disekitar kawasan tempat saya bekerja.

MINGGU KELIMA ( 15 Julai 2013 - 19 Julai 2013 )

Pada minggu ke lima ini saya telah belajar cara untuk membuat pelarasan wang apung yang telah digunakan di UTM ISC. Setiap resit-resit perbelanjaan pejabat perlu dilekatkan di atas kertas A4 putih dan kemudiannya di fotokopi bagi tujuan membuat pelarasan untuk dihantar ke pihak Bendahari melalui Hal Ehwal Mahasiswa dan Alumni. Proses ini perlu dilakukan sebelum memohon wang apung yang seterusnya iaitu permohonan kali yang ke empat. Selain itu, saya juga ditugaskan untuk meminit surat keluar dan surat masuk, invois dan pelbagai elaun tuntutan lainnya. Minggu ke lima ini ramai staf tiada kerana mereka ke UTM ISC Kuala Lumpur dan saya mengambil kesempatan ini untuk membuat 5S di bilik fail. Selepas membuat 5S di bilik fail, setiap fail lebih mudah dicari dan masa mencari juga dapat dijimatkan. Saya telah meletakkan senarai fail yang ada di dalam setiap laci dan telah meletakkan nombor pada setiap pembahagi yang ada di dalam laci mengikut senarai nama fail yang saya lekatkan di bahagian luar laci tersebut.

Gambar di atas menunjukkan surat yang telah diminitkan.

      Pengetahuan yang saya perolehi pada minggu ini ialah saya telah belajar membuat panggilan keluar kawasan UTM. Sekiranya panggilan tersebut merupakan nombor pejabat di dalam UTM saya hanya perlu mendail nombor tersebut seperti biasa, tetapi sekiranya panggilan tersebut merupakan panggilan ke telefon bimbit atau luar daripada kawasan UTM saya perlu meletakkan nombor sembilan dan diikuti nombor untuk membuat panggilan tersebut.

      Saya juga telah belajar cara-cara untuk mengeluarkan kertas yang tersangkut semasa menggunakan mesin fotokopi.

MINGGU KETIGA (1 JULAI 2013-5 JULAI 2013)

Pada minggu ketiga ini saya diajar cara untuk faks surat dan juga menerima surat yang keluar daripada mesin faks. Saya juga diarahkan untuk membuat surat jemputan kepada penceramah bagi mengadakan kursus 5S serta surat jemputan kepada staf ISC untuk menghadiri kursus 5S tersebut. Saya juga diberi tugasan untuk membuat kad jemputan ke majlis doa selamat sempena menyambut kedatangan ramadhan serta majlis perpisahan staf yang akan bertukar ke pejabat lain di dalam UTM.

Kad jemputan ringkas  yang sudah siap untuk diedar kepada staf - Penggunaan Microsoft Office Publisher

      Saya telah belajar menghantar surat menggunakan faks sehingga keluar perkataan "complete" dan juga menerima surat yang diterima melalui mesin faks. Selepas beberapa minit, saya perlu menghubungi penerima surat tersebut bagi mendapatkan maklumbalas daripada pihak penerima.

MINGGU KEDUA (24 JUN 2013-28 JUN 2013)

Masuk minggu kedua, saya ditugaskan membuat pelbagai surat antaranya surat arahan pejabat untuk staf, surat mengadakan mesyuarat dan lainnya. Saya juga ditugaskan mencatat minit dalam mesyuarat minggu orientasi pelajar antarabangsa (MOPA) dan perlu menyiapkan minit mesyuarat tersebut untuk di bawa ke mesyuarat seterusnya. Dalam minggu kedua ini juga saya diberi arahan untuk membuat pelarasan wang apung untuk dihantar ke bendahari sebelum proses permohonan wang apung yang seterusnya dilakukan.

Lampiran laporan pelarasan wang apung yang sudah diselaraskan.

Selepas membuat pelarasan, Dr. Ismid (Pengarah ISC) meminta saya agar membuat pelarasan tersebut dalam bentuk carta pai dan graf garisan supaya memudahkan beliau membuat rumusan perbelanjaan di ISC mengikut keperluan dan juga mengikut bulan.

Carta Pai perbelanjaan mengikut keperluan.

Graf garisan perbelanjaan mengikut bulan.

Dalam minggu kedua ini, saya dapat merasai suasana sebenar mesyuarat yang diadakan dan saya dapat belajar mencatat minit mesyuarat tersebut. Sudah seperti menjadi tradisi di ISC, selepas mesyuarat tamat sedikit jamuan ringan akan dihidangkan kepada ahli-ahli mesyuarat. Sejajar dengan objektif  ISC yang menginginkan para pelajar antarabangsa boleh berintegrasi dengan rakyat Malaysia, unit aktiviti pelajar di ISC telah menganjurkan aktiviti beraerobik bersama pelajar antarabangsa pada setiap hari khamis selepas tamat waktu bekerja.

Staf ISC bererobik bersama pelajar-pelajar antarabangsa.

Selepas bererobik.

Sepanjang minggu kedua ini saya belajar mencatat minit mesyuarat dan membuat pelarasan wang apung ISC. Semasa membuat pelarasan, saya perlu lebih berhati-hati dan membuat penyemakan secara berulang kerana ianya melibatkan penggunaan wang yang banyak serta akan berlaku komplikasi sekiranya jumlah data yang dimasukkan tidak tepat.